Artykuł sponsorowany | 5 czerwca 2023

Zgody marketingowe – co warto o nich wiedzieć?

Zgody marketingowe to coś, bez czego nie może obejść się żaden sklep czy strona internetowa. Bez nich niemożliwe jest legalne prowadzenie niektórych działań, takich jak np. e-mail marketing. Co jednak trzeba o nich dokładnie wiedzieć? Sprawdź!

Zgody marketingowe – najważniejsze informacje i regulacje prawne

Zgody marketingowe to najprościej mówiąc zgoda, którą należy uzyskać od osoby pozostawiającej swoje dane, aby móc legalnie rozsyłać do niej treści promocyjne. Przepisy te regulowane są przez RODO. Nazywane są oficjalnie jako “Zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych”. 

Aby je uzyskać, osoba, której dotyczą te dane, musi je zaakceptować. Ważne jest jednak to, aby wskazać dokładny cel przetwarzania informacji. Należy więc wyraźnie zaznaczyć, iż chodzi o możliwość prowadzenia działań marketingowych przez daną firmę, a więc administratora. Zgoda ta nie może być ogólna – musi być w niej jasno napisane, w jaki sposób i w jakim celu się ją wyraża. 

Trzeba jednak przy tym pamiętać, że zgody nie mogą być łączone. Wspomniana “Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych” dotyczy wyłącznie działań prowadzonych tradycyjną pocztą. Mowa tutaj głównie o wysyłce papierowych broszur informacyjnych, gazetek reklamowych itp.

Aby uzyskać zgodę na wysyłkę chociażby wiadomości e-mail, konieczne jest umieszczenie drugiej zgody – “Zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych drogą elektroniczną”. Dopiero wtedy osoba podająca swój adres mailowy będzie mogła otrzymywać treści reklamowe kierowane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

To samo dotyczy zgody na połączenia telefoniczne. Aby ją uzyskać, ponownie należy uwzględnić nowy zapis, którym tym razem będzie “Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych za pomocą urządzeń telefonicznych”.

Jeśli więc firma uzyska wyłącznie pierwszą ogólną zgodę, nie oznacza to, że może wysyłać do klienta maile reklamowe czy wykonywać do niego połączenia. Warto zatem uwzględniać każdą z tych zgód osobno, pamiętając, że nie można ich łączyć. To samo dotyczy sytuacji, gdy w jednym zapisie znajdzie się dwóch administratorów – firma X i firma Z. Taka zgoda jest niezgodna z prawem – konieczne jest dostarczenie dwóch osobnych formularzy. 

Warto oczywiście pamiętać, że z punktu widzenia firmy uzyskanie tych zgód jest obowiązkowe, aby móc prowadzić działania marketingowe. Z kolei osoba, której dotyczą te dane, nie musi się zgadzać. Nie można zatem ich wymagać, np. podczas zakładania konta w sklepie internetowym. Powinna być to jedynie opcja dodatkowa. 

Klient w każdej chwili może też cofnąć swoją zgodę bez podania przyczyny. W tym celu powinien wysłać do administratora danych odpowiednie pismo z żądaniem wstrzymania przetwarzania danych osobowych.

Gdzie powinna obowiązkowo znaleźć się informacja o zgodzie marketingowej?

Prowadząc sklep czy stronę internetową, musisz pamiętać, że zgody marketingowe musisz umieścić wszędzie tam, gdzie klient ma zostawić Ci swoje dane. Będziesz mógł je wykorzystywać do swoich działań wyłącznie wtedy, gdy osoba ta wyrazi jasno swoją chęć. 

Warto więc umieścić je przede wszystkim pod formularzem umożliwiającym założenie konta lub złożenie zamówienia. Kluczowe są także w polu umożliwiającym zapisanie się do newslettera. 

Należy o nich pamiętać, prowadząc także kampanie reklamowe – np. w mediach społecznościowych, w których konieczne jest podanie danych. Mowa tutaj głównie o reklamach na pozyskiwanie kontaktów. 

Jak powinny brzmieć zgody marketingowe?

Jak powinny brzmieć zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych? Poniżej wzory.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych (umożliwiająca prowadzenie działań za pomocą poczty tradycyjnej):

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez (nazwa administratora danych) moich danych osobowych w postaci imienia, nazwiska i adresu do korespondencji w celu przesyłania mi informacji marketingowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez (nazwa administratora danych) za pomocą wiadomości listowych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych drogą elektroniczną (umożliwiającą przesyłanie materiałów promocyjnych drogą e-mail):

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez (nazwa administratora danych) moich danych osobowych w postaci adresu poczty elektronicznej w celu przesyłania mi informacji marketingowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez (nazwa administratora danych) za pomocą środków komunikacji elektronicznej, stosownie do treści przepisu art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych za pomocą urządzeń telefonicznych (umożliwiająca wykonywanie połączeń telefonicznych):

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci podanego przeze mnie numeru telefonu przez (nazwa administratora danych) w celu prowadzenia działań marketingowych  przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Czy za brak zgód mogą zostać nałożone kary?

Jeśli firma wykorzysta dane osobowe nielegalnie, a więc bez odpowiednich zgód, oczywiście mogą zostać nałożone na nią surowe kary. Aby ich uniknąć, pomocna może okazać się obsługa prawna branży IT i marketingowej. Z pomocą specjalistów sporządzone zostaną odpowiednie formularze i zgody. Tym samym będziesz mieć pewność, że wszystkie działania prowadzone są w należyty sposób. 

Jeśli z kolei prowadzisz działania poza granicami naszego kraju, np. u naszych zachodnich sąsiadów, kluczowa może okazać się obsługa prawna w języku niemieckim oraz dla firm działających w Niemczech. Wybierając doświadczonych specjalistów, możesz wtedy liczyć na kompleksowe wsparcie swojego biznesu. 

Pamiętaj także, że kara może zostać nałożona za utrudnienie cofnięcia zgód marketingowych. W 2019 roku prezes UODO nałożył 201 tys. zł grzywny jednej z firm, która blokowała klientom ten proces. Lepiej więc wszystkiego dobrze dopilnować.