Nowości prawne | 4 lutego 2021

Umowa o zachowaniu poufności (NDA/CDA)

Zdarza się, że w związku z prowadzoną działalnością, jesteśmy zmuszeni przekazać poufne dane będące w naszym posiadaniu. Sytuacja, która nas do tego przymusza, może być różna. Może chodzić o ich zabezpieczenie przez informatyka, o ich przechowywanie, o prowadzenie kampanii marketingowej, o audyt, restrukturyzację czy też o przekazanie części pracy wykonywanej przez jeden z naszych działów firmie zewnętrznej. W takiej sytuacji wielu przedsiębiorców postanawia się zabezpieczyć, by dane te nie zostały wykorzystane przez kontrahenta w nieuczciwy sposób. Najlepszą formą takiego zabezpieczenia jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności.

Jeśli jesteś zainteresowany pomocą prawną i bezpłatną wyceną skontaktuj się z nami. Radca prawny Kraków.

NDA, CDA, a może NNN?

Umowy zachowania poufności w języku międzynarodowym często określana jest jako NDA lub CDA. Akronimy te oznaczają odpowiednio non-disclosure agreement – dosłownie umowa o nieujawnieniu lub confidential disclosure agreement – dosłownie umowa o poufnym ujawnieniu. Oba te terminy oznaczają po prostu umowę o zachowaniu poufności i są stosowane zamiennie. Tak naprawdę nie ma znaczenia, czy w anglojęzycznej formie umowy użyjemy jednej czy drugiej nazwy. W niektórych środowiskach przyjęło się, że NDA oznacza bardziej umowy towarzyszące fuzjom firm czy ich przejęciom, a CDA kontrakty mniejszej wagi jak różnego rodzaju zlecenia. Jednak należy pamiętać, że jest to kwestia tak naprawdę bez znaczenia – czy naszą umowę nazwiemy non-disclosure agreement, czy confidential disclosure agreement albo zwyczajnie umową o zachowaniu poufności.

Kilka faktów o NNN

NNN to już inna kwestia i oznacza umowę zawieraną z chińskimi kontrahentami. Zawiera ona specyficzne zapisy, które z języka angielskiego oznaczają odpowiednio: Non Disclosure (nie ujawniać), Non Use/Non Compete (nie używać/konkurować), Non Circumvention Agreement (nie wykorzystywać podstępem). Ze względu na tamtejsze uregulowania prawne umowa zawierana z chińskimi firmami powinna zawierać określone elementy według już przyjętej i ukształtowanej praktyki. W przypadku takiej potrzeby należy się więc zorientować co do wymaganej treści umowy NNN i korzystać właśnie z takiego dokumentu.

Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności, jak każda inna, musi zawierać określenie podmiotów (stron), jej przedmiot, czyli zakres ochrony, datę i podpisy. Umowę o zachowaniu poufności wyróżniał będzie oczywiście jej przedmiot, czyli właśnie zobowiązanie do zachowania poufności, określenie danych podlegających poufności oraz dozwolone i zabronione działania związane z zachowaniem poufności. W przypadku formy umowy zaleca się, aby miała ona formę pisemną.

Nie możemy zapomnieć również o zawarciu w umowie sankcji za nieprzestrzeganie jej postanowień. Częstą metodą jest zastrzeżenie pieniężnej kary umownej za złamanie jej warunków. Możemy więc przykładowo przewidzieć osobną wysokość kary za wyciek danych do wiadomości publicznej, osobną za przekazanie ich konkurencji, a osobną za wykorzystanie ich do własnych konkurencyjnych (a nawet i niekonkurencyjnych względem naszej działalności) interesów.

Oczywiście konieczność dochowania tajemnicy można zawrzeć również w klauzuli poufności zawartej w części umowy głównej (tej, która zawiera podstawowy stosunek prawny łączący nas z drugą stroną np. umowa o prowadzenie kampanii reklamowej) jednak w niektórych przypadkach lepiej będzie sporządzić osobną umowę o zachowanie poufności, w szczególności gdy przekazujemy poufne dane jeszcze na etapie przedkontraktowym, np. w trakcie negocjacji co do głównego kontraktu.

Poufność negocjacji

Na zakończenie przytoczyć warto jeszcze o art. 72¹ Kodeksu cywilnego:

§ 1.Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

§ 2.W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Treść tego przepisu oznacza, że informacje, które ujawnimy w toku negocjacji, są chronione niejako „klauzulą poufności” już z mocy prawa gdy strona zastrzegła poufność tych informacji, nawet jeżeli ostatecznie nie dojdzie do zawarcia umowy głównej.

Pomimo tego rekomendowanym jest, aby już na tym wstępnym etapie podpisać umowę NDA/CDA. 

Podsumowanie

Umowa o zachowaniu poufności jest nie tyle bardzo ważną częścią etapu zawierania poważniejszych kontraktu, a wręcz jej nieodłącznym elementem. Ciężko bowiem wyobrazić sobie przekazanie poufnych danych, np. związanych z innowacyjnym projektem IT, aplikacją mobilną czy pomysłem na prowadzenie działalności i niezawarcie porozumienia w sprawie poufności. Taka sytuacja mogłaby powodować poważne ryzyko, że konkurencja dowie się i wykorzysta pomysł czy rozwiązanie techniczne i stworzy podobny produkt oraz wypuści go na rynek wcześniej niż my. Prawdą jest, że w takim przypadku możemy dochodzić odszkodowania w sądzie na zasadach ogólnych od podmiotu który wykorzystał dane poufne, jednak będzie to droga trudniejsza niż przy jasno brzmiących zapisach umowy o zachowaniu poufności obarczonej odpowiednią sankcją, taką jak przykładowo kara umowna.

Jeśli jesteś zainteresowany pomocą prawną i bezpłatną wyceną skontaktuj się z nami. Kancelaria prawna Kraków.