Nowości prawne | 15 kwietnia 2021

Organizacja webinarium zgodnie z prawem

Webinaria stanowią obecnie jedną z popularniejszych metod przeprowadzania szkoleń online. Webinarium (lub krócej – webinar) to połączenie słów „web” oraz „seminarium” i oznacza wykład/szkolenie przeprowadzane online za pomocą wideokonferencji. Istnieją specjalne programy służące do przeprowadzania webinariów, takie jak Zoom, MS Teams, MyOwnConference lub Clickmeeting. Od standardowych programów do wideorozmów, typu Skype czy Facebook Messenger, różnią je dodatkowe narzędzia ułatwiające prowadzenie szkoleń, jak na przykład udostępnianie swojego pulpitu słuchaczom.

Webinaria są bardzo popularne. Zawdzięczają to głównie przystępności, jaką daje taka forma organizacji szkoleń. Żaden z uczestników nie musi wychodzić z domu, co dotyczy zarówno słuchaczy, jak i prowadzącego. Dodatkowo organizacja takiego szkolenia nie wymaga dużego nakładu pracy. Nie trzeba rezerwować sali – wystarczy pobrać odpowiednie oprogramowanie i je skonfigurować. W obecnej sytuacji, związanej z pandemią COVID-19, jest to często jedyna forma wykładu, jaki można zorganizować. Jak jednak wyglądają kwestie prawne organizacji takiego webinarium?

Jeśli jesteś zainteresowany pomocą prawną i bezpłatną wyceną skontaktuj się z nami. Radca prawny Kraków.

Webinarium a przepisy RODO

Webinarium, jeśli wiąże się z wykorzystaniem danych osobowych, musi spełniać wymagania zawarte w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Za pośrednictwem programów służących do przeprowadzania webinariów prowadzący wykład często otrzymuje liczne informacje o swoich słuchaczach stanowiące dane osobowe. Staje się wtedy, nawet mimowolnie, administratorem tych danych i nabywa związane z tym obowiązki.

Dotyczy to przede wszystkim obowiązku informacyjnego zawartego w art. 12 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), który nakłada na administratora danych osobowych obowiązek, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem przedstawił wszystkie wymagane informacje dotyczące przetwarzania przez niego danych. Najłatwiej wymóg ten spełnić, tworząc dostępny dla wszystkich słuchaczy dokument polityki prywatności i zamieszczając tam wszystkie potrzebne informacje, takie jak:

• dane administratora oraz kontakt do niego;
• dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeżeli został powołany;
• cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania;
• informacje o tym, komu dane osobowe są przekazywane i w jakim celu;
• informacje o tym, jak dane osobowe są przetwarzane;
• informacje o tym, jakie prawa przysługują osobom, których te dane dotyczą.

Pełny katalog niezbędnych informacji zawarty jest w art. 13 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Należy pamiętać, że w razie takiej woli słuchacza, prowadzący webinar będzie zobligowany do udzielenia mu informacji, o tym jakie jego dane przetwarza i w jaki sposób, a także do ich usunięcia i zaprzestania ich przetwarzania.

Regulamin webinarium

Prowadzenie webinarium spełnia przesłanki świadczenia usług drogą elektroniczną. W związku z tym należy sporządzić regulamin, który będzie obowiązywał jego uczestników. W regulaminie również należy spełnić stosowny obowiązek informacyjny. Podanie danych podmiotu świadczącego, takich jak nazwa, adres korespondencyjny, elektroniczny czy NIP jest więc koniecznością. Regulamin należy udostępnić w taki sposób, by słuchacz mógł się z nim zapoznać w dowolnym miejscu i czasie. Można umieścić go w widocznym miejscu na swojej stronie lub przesłać słuchaczowi drogą korespondencji e-mail. Jeżeli organizacja webinarium odbywa się za pośrednictwem specjalizującej się w tym platformy – prawdopodobnie kwestią regulaminu zajmuje się właśnie ta platforma.

Obowiązek posiadania regulaminu i wymagania jakie względem niego stawia prawodawca reguluje art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.2020.0.344 t.j.):

1. Usługodawca:
1) określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, zwany dalej “regulaminem”;
2) nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także – na jego żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.
2. Usługobiorca nie jest związany tymi postanowieniami regulaminu, które nie zostały mu udostępnione w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
3. Regulamin określa w szczególności:
1) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:
a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
3) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
4) tryb postępowania reklamacyjnego.
4. Usługodawca świadczy usługi drogą elektroniczną zgodnie z regulaminem.

Reklama webinarium

Jeżeli wykładowca chce dotrzeć do dużej ilości słuchaczy i zdecyduje się na działania reklamowe, poniższe uwagi kierowane są do niego. Istnieje wiele regulacji prawnych w tej materii, warto przynajmniej wymienić te najważniejsze. O czym zatem należy pamiętać ?

Po pierwsze, reklama nie może wprowadzać w błąd. Musi zatem rzetelnie i zgodnie z prawdą opisywać cechy szkolenia. 

Po drugie, reklama nie powinna sprawiać wrażenia neutralnej informacji. Nie należy zatem jej zakamuflować w formie udającej przykładowo recenzje lub inną wypowiedź neutralną. 

Powyższe i inne obostrzenia w reklamie pod kątem uczciwej konkurencji na rynku reguluje art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.2020.1913 t.j.):

1. Czynem nieuczciwej konkurencji w zakresie reklamy jest w szczególności: 

1) reklama sprzeczna z przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub uchybiająca godności człowieka; 

2) reklama wprowadzająca klienta w błąd i mogąca przez to wpłynąć na jego decyzję co do nabycia towaru lub usługi;

3) reklama odwołująca się do uczuć klientów przez wywoływanie lęku, wykorzystywanie przesądów lub łatwowierności dzieci; 

4) wypowiedź, która, zachęcając do nabywania towarów lub usług, sprawia wrażenie neutralnej informacji; 

5) reklama, która stanowi istotną ingerencję w sferę prywatności, w szczególności przez uciążliwe dla klientów nagabywanie w miejscach publicznych, przesyłanie na koszt klienta niezamówionych towarów lub nadużywanie technicznych środków przekazu informacji.

Po trzecie, nie należy rozsyłać niezamówionej informacji handlowej drogą elektroniczną. Prawo zabrania korzystania przykładowo z bazy adresów e-mail, należących do osób, które nie wyraziły takiej zgody w celu rozesłania im informacji handlowej.

Art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną:

Kto przesyła za pomocą środków komunikacji elektronicznej niezamówione informacje handlowe, podlega karze grzywny.

Podatek

Jeśli organizowane są płatne webinaria, organizator będzie musiał zadbać o kwestie podatkowe. W zależności od szczegółów działalności istnieje możliwość, że będzie musiał doliczyć do ceny szkolenia podatek VAT. Nie może zapomnieć również odprowadzić podatku dochodowego. 

Należy jednak pamiętać, że jeśli webinaria spełniają przesłanki usług szkoleniowych – organizator będzie mógł skorzystać z odpowiedniej ulgi podatkowej i zwolnienia z VAT.

Podsumowanie

Webinaria to współcześnie bardzo popularny sposób prowadzenia wykładów. Znak szybko zmieniających się czasów. Dzięki prostocie i wygodzie zarówno organizacji webinarium, jak i uczestniczenia w nim, są atrakcyjną alternatywą dla tradycyjnych wykładów. Jest to cecha pożądana zwłaszcza w czasach pandemii koronawirusa. Organizacja internetowego seminarium nie zwalnia jednak z zadbania o kwestie prawne.

Jeśli jesteś zainteresowany pomocą prawną i bezpłatną wyceną skontaktuj się z nami. Kancelaria prawna Kraków.